あなたは大丈夫ですか？
ビジネスメールの基本マナー。
今回は、人材育成のスペシャリストとして企業研修などを行っている方と協力して基本マナーについてお話しします。
正しく理解した上で、会社や仲間内のルールに従って利用しましょう。
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ビジネスメールの書き方の基本
・文章はテキスト形式が基本
・「件名」で返信の有無が決まる！
内容の６割が分かるのが理想です。
“件名なし”はありえません！
・宛先・CC・BCCを使い分けて
・「一文―義」
１通に１つの用件が基本
・本文は宛名・前文・本題・末文で構成
簡潔さを心がけて!
・「署名」は名刺替わり
本文末に必ず入れましょう！
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それでは、例文を使ってお話ししていきます。
ビジネスメール ①「件名」
「してほしいこと＋日付＋内容」が親切。相手が何通ものメールを受け取ることを考慮して、具体的なキーワードを入れましょう。
NG：「お願い」「ご報告」だけでは迷惑メールと間違われる可能性もあります。
ビジネスメール ②「差出人」
表記が「tokyo」など、ロ一マ字になっている場合がほとんどです。
海外との取引がないのなら「会社名＋名前(漢字)」に変更をしておきましょう。
メニューバー「ツール」→「アカウント」→「プロパティ」で変更できます(Windowsメールの場合)。
ビジネスメール ③「本文の最初」
必ず宛名を入れましょう。「会社名＋部署名＋名前＋様」が基本です。
CCがある場合「CC：＊＊様」と入れると良いです。
ビジネスメール ④「本文の最初」
＜あいさつ文例＞
社内用：「お疲れ様です」
社外用：「お世話になります」
初めての相手：「はじめまして」
自己紹介も「社名＋部署名＋名前」が基本です。
ビジネスメール ⑤「本文全体」
１行の目安は３６文字前後。文節や句読点で改行しましょう。また、２～５行ごとに空白行を入れることで、より読みやすくなります。
機種依存文字(① ②、IⅡ など)や半角カタカナは使わないのが基本です。
また、「有難う御座います」「宜しく御願い致します」などの漢字が多すぎるのもＮＧです。
ビジネスメール ①「添付」・説明と②挨拶
①メールに添付する容量としては２ＭＢ以下が基本です。
本文には添付に関する説明を一言加えてください。
②しめくくりにも挨拶を入れましょう。
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特に注意！メールで個人情報や会社の内情が筒抜けに？
「宛先」「CC」には細心の注意を！
送り先
送り主を指定します。
連名もOKです。
CC
カーボン・コピーの略で複写を意味します。
このようなメールを送ったと参考までに知っておいてほしい相手(例えば上司など)を指定します。
BCC
ブラインド・カーボン・コピーの略。
「見えないコピー」と呼ばれ、宛先やCCの相手に、BCCは表示されません。
連名やCCは
相手方同士も知っている場合のみにしましょう。
勝手に人のメールアドレスを教えてしまっていることになり、個人情報の点でも問題になります。
中には、取引先全部に連名で送ったため
会社の内情が筒抜けになったという事例もあるのです。
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個人情報や機密情報に関してはこちらもご覧ください
ビジネスメール 送受信時のマナー
・初めてのメールで、いきなリファイルの添付はNG
事前に電話などで確認をしてください。
・返信は２４時間以内が基本
すぐ返信できない内容のときは
「改めてご連絡いたします」などと
メールを確認している旨を返信しておくと良いです。
・同じ用件は、返信「RE:」でOK
やりとりの履歴が確認しやすいので
相手の文面も付けたままで。
ただし、あまり長くなる場合は、新規作成をしてください。
「クッション言葉」で印象ＵＰ
簡潔さは基本ですが、用件だけでは冷たい印象を与えます。
「ご多忙中、恐縮ですが」といった、相手を気遣う一言も大切です。
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おわりに
ビジネスメールは、会社全体の印象に関わることもあります。
この機会に見直してみませんか？
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